🏛️위원회 (회의록)

위원회는 회의를 온라인으로 옮기는 기능이 아닙니다. 회의는 지금처럼 성당 회의실에서 하시고, 서기 한 사람이 회의록을 화면에 적으면 — 그 순간 홈페이지 관리(위원 알림, 본당 일정표, 공지 게시, 주보 재료, 회의록 PDF 보관)가 자동으로 처리됩니다.

1 · 기능 켜기와 위원회 만들기

1. 1슈퍼관리자가 관리자 › 베타 › 위원회에서 “위원회 기능”을 켭니다. 꺼 두면 관리자 로그인·마이페이지의 입장 버튼과 위원회 화면 전체가 보이지 않습니다.
2. 2같은 화면에서 “새 위원회 만들기” — 종류를 고르고 이름을 적으면 끝입니다.
3. 3종류는 5가지: 사목평의회(분과 10종 미리 구성) · 재무평의회 · 성전건축위원회 · 전례위원회 · 자유형. 종류는 시작 구성일 뿐, 만든 뒤 분과·규칙을 자유롭게 바꿀 수 있습니다.

위원회 작업 공간은 홈페이지와 분리된 별도 화면(새 창)입니다. 관리자 로그인 화면의 “위원회 입장” 버튼, 또는 위원으로 등재된 회원의 마이페이지 “위원회” 버튼으로 들어갑니다.

2 · 위원 명부

• 위원 올리기 — 이름만 적으면 명부에 올라갑니다. 회원가입이 없어도 됩니다(재적 수는 명부 인원 그대로 계산).
• 회원 연결 — 시스템을 직접 쓸 사람만 연결하면 됩니다. 서기·총무는 반드시 회원과 연결해야 합니다(실제 입력자이기 때문). 연결할 때는 세례명·전화 뒤 4자리·가입일을 보고 같은 분인지 확인한 뒤 누릅니다 — 같은 이름이 여럿이면 ⚠️ 표시가 붙습니다.
• 직책 — 회장·서기는 각 1명씩만 됩니다. 명부에서 역할을 바꾸면 그것으로 끝입니다.
• 해촉 — 명부에서 내려도 기록은 보존됩니다(과거 회의록의 출석·직책은 그대로).
• 분과 위임 — 분과 옆 “위임”을 누르면 그 분과장이 결과를 먼저 홈페이지에 알리고 다음 회의에 보고할 수 있게 됩니다. 위임은 주임신부님 확인과 함께만 지정되고(위임장으로 기록), 분과장이 회원과 연결돼 있어야 합니다.

3 · 회의 한 번의 흐름 — 예약 → 기록 → 마침

1. 1회의 예약 — 날짜·장소·안건 몇 줄을 적고 [예약하기]. 위원들에게 알림이 가고(기본: 회의 7일 전 자동 발송, “지금 바로”도 선택 가능), 원하면 본당 일정표에 “○○회 회의”가 자동 등록됩니다.
2. 2회의 당일 기록 — 화면이 실제 식순 그대로입니다: 출석 확인 → 지난 회의록 승인 → 분과 보고 → 부의 안건 → 기타·공지 → 신부님 말씀 → 다음 회의. 위에서 아래로 내려가며 적기만 하면 됩니다.
3. 3회의 마침 — “주임신부님 확인을 받았습니다”에 표시하고, 홈페이지에 알릴 항목을 골라 [마치고 알리기] 버튼 하나. 회의록이 잠기고 PDF 로 보관되며, 고른 항목이 공지·주보·일정표로 나갑니다.

누가 어느 쪽에 손들었는지는 기록하지 않습니다 — 공동체의 관계를 지키기 위해서입니다. 결과는 가결·부결·보류(다음 회의로)·분과에 맡김 중 하나이고, 보류된 안건은 다음 회의에 자동으로 다시 올라옵니다.

4 · 성원과 간담회

출석자를 누르면 “15명 중 12명 — 성원이 되었습니다”처럼 자동으로 판정됩니다(재적 과반 출석). 인원이 모자라면 그 회의는 “간담회”로 기록됩니다 — 이야기 나눈 내용은 적을 수 있지만 가결·부결은 누를 수 없고(안건은 다음 회의로), 홈페이지에는 회장 확인을 거쳐 “[안내]” 머리말의 안내만 내보낼 수 있습니다.

5 · 홈페이지에 알리기

• 잘못 나간 공지는 회의록 화면의 “알린 내역”에서 사유를 적고 내릴 수 있습니다(삭제가 아니라 비공개 — 기록 보존). 내린 뒤 다시 알릴 수도 있습니다.
• 마칠 때 빠뜨린 항목은 편철된 회의록 화면에서 나중에 “공지로 알리기”를 눌러도 됩니다.
• 신부님 확인 없이는 어떤 결정도 홈페이지로 나가지 않습니다 — 이 순서는 시스템이 지켜 줍니다.

6 · 회의 없이 결정한 일

급한 일을 회장단 협의나 주임신부님 지시로 처리했다면, 위원회 홈의 “회의 없이 결정한 일”에서 한 장으로 기록합니다 — 무엇을, 어떻게 결정했는지 적고 신부님 확인을 표시한 뒤 [기록하고 알리기]. 기록하는 즉시 알릴 수 있고, 다음 회의에 “지난번 회의 없이 처리한 일”로 자동으로 올라와 승인(또는 다시 논의)을 받습니다. 다시 논의하기로 하면 이미 나간 공지를 내리라고 안내하고, 그 안건이 정식 안건으로 자동 상정됩니다.

7 · 분과 보고 미리 쓰기

분과장은 위원회 홈의 “분과 보고 미리 쓰기”에 이번 달 분과가 한 일을 몇 줄 적어 둘 수 있습니다. 써 두면 서기의 다음 회의록 ④번 칸에 “분과장이 미리 쓴 초안”으로 자동으로 채워집니다. 안 써도 됩니다 — 회의 때 말로 하면 서기가 적습니다.

8 · 회의록 보관함과 기록 내려받기

• 마친 회의록은 잠깁니다 — 아무도 고칠 수 없고, PDF 로 보관됩니다. 고칠 것이 생기면 다음 회의의 “지난 회의록 승인”에서 정정 사항을 한 줄 적으세요. 원본은 그대로 두고 정오표(정정 부기) 별지가 옆에 함께 보관됩니다.
• 기록 내려받기 — 보관함에서 버튼 하나로 그 해(또는 전체) 회의록 철을 압축 파일로 내려받습니다. 목차 한 장(더블클릭으로 열림)·회의록 PDF·첨부 서류가 들어 있어, 이 시스템 없이도 수십 년 뒤까지 열람됩니다. 캐비닛의 회의록 철 그대로입니다.
• 내려받기는 회장·서기·주임신부님만 할 수 있고, 누가 언제 받았는지 기록이 남습니다. 파일에는 위원 이름과 회의 내용이 담기니 보관에 주의하세요. 연말까지 한 번도 안 받으면 시스템이 한 번 알려 드립니다.

자주 묻는 질문